Alles wichtige zu Aktenvernichtern

Aktenvernichter sind aus dem heutigen Büro-Alltag nicht mehr wegzudenken. Betriebsgeheimnisse wie Konto-Daten, Bilanzkennzahlen oder Personal-Daten bedürfen einer korrekten Entsorgung, die durch Aktenvernichter stets garantiert werden kann. Aktenvernichter schneiden Dokumente in so kleine Teile, dass die einzelnen Stücke keine verwertbaren Informationen liefern. Zudem soll der Aufwand der Zusammensetzung nahezu unmöglich gemacht werden.

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Beim Kauf eines Aktenvernichters gibt es mehrere Faktoren zu beachten: Datensicherheitsstufe, die daraus resultierende Schutzklasse und das Auffangvolumen. Diese Kriterien bestimmen sowohl die Qualität des Aktenvernichters als auch das Ergebnis der Vernichtung.

Datensicherheitsstufe in der Aktenvernichtung

Die Datensicherheitsstufe ist über die DIN-Norm DIN 32757 definiert und kategorisiert die Stärke der Zerkleinerung. Je höher die Sicherheitsstufe ist, desto stärker ist die Vernichtung der Akten und Daten. Genormt waren bis Oktober 2012 fünf Sicherheitsstufen, welche durch DIN 66399 1+2 durch die Stufen 6 und 7 ergänzt wurden.
Die Sicherheitsstufen unterscheiden sich inhaltlich durch das Schnittverfahren sowie Schnittbreite und Partikelgröße.

Bei Schnittverfahren von Aktenvernichtern wird zwischen Streifenschnitt, dem Partikelschnitt und der Perforation unterschieden.
Der Streifenschnitt wird häufig bei Vernichtern mit niedriger Sicherheitsstufe verwendet. Hierbei werden die Dokumente der Länge nach in dünne Streifen geschnitten. Diese sind je nach Stufen zwischen 2 und 12 mm breit. Aufgrund des relativ simplen Verfahrens bietet dieses Verfahren die geringste Datensicherheit.

Der Partikelschnitt, auch Kreuzschnitt genannt, zerschneidet das Blatt der Länge und der Breite nach. So wird eine höhere Sicherheit erreicht als beim Streifenschnitt. Die Größe der Partikel variiert je nach Sicherheitsstufe der Aktenvernichter.

Die Perforation kommt insbesondere bei Kartonagen zum Einsatz. Das Material wird nicht zerteilt sondern lediglich „perforiert“, sprich mit Schnitten versehen und somit äußerlich unkenntlich gemacht. Die Kartonagen können daraufhin als normales Verpackungsmaterial verwendet werden.

Je nach Schnittverfahren und Partikel- beziehungsweise Streifengröße sind die unterschiedlichen Stufen für Daten wie folgt genormt:

Stufe 1 (allgemeines Schriftgut)

  • Streifenschnitt: max. 12 mm Streifenbreite
  • Kreuzschnitt (Partikelschnitt): max. 1000 mm² Partikelfläche

Stufe 2 (internes, nicht besonders vertrauliches Schriftgut)

  • Streifenschnitt: max. 6 mm Schnittbreite
  • Kreuzschnitt: max. 400 mm² Partikelfläche

Stufe 3 (vertrauliches Schriftgut)

  • Streifenschnitt: max. 2 mm Streifenbreite
  • Kreuzschnitt: max. 4 mm Breite auf max. 60 mm Partikellänge
  • Kunststoffe: max. 1 mm² Partikelfläche

Stufe 4 (geheimzuhaltendes Schriftgut)

  • Kreuzschnitt: max. 2 mm Breite auf max. 15 mm Partikellänge
  • Kunststoffe: max. 0,5 mm² Partikelfläche

Stufe 5 (für maximale Sicherheitsanforderungen)

  • Kreuzschnitt: max. 0,8 mm Breite auf max. 15 mm Partikellänge
  • Kunststoffe: max. 0,2 mm² Partikelfläche

Stufe 6 (für geheimdienstliche Sicherheitsanforderungen)

  • Kreuzschnitt: max. 1,0 mm Breite auf max. 5,0 mm Partikellänge

Stufe 7

  • Kreuzschnitt: Partikelgröße max. 0.8 x 4 mm.
  • Diese Stufe eignet sich speziell für außergewöhnliche Sicherheitsanforderungen, wie z. B. Unterlagen von Geheimdiensten

Basierend auf den Sicherheitsstufen ergeben sich die Schutzklassen, nach welchen Aktenvernichter ebenfalls unterteilt werden können:

  • Schutzklasse 1: Sicherheitsstufe 1-3 (normaler Schutz)
  • Schutzklasse 2: Sicherheitsstufe 4-5 (hoher Schutzbedarf)
  • Schutzklasse 3: Sicherheitsstufe 6-7 (sehr hoher Schutzbedarf)

Auffangvolumen des Aktenvernichters

Ein weiterer Punkt, der beim Kauf eines Aktenvernichters zu bedenken ist, ist das Auffangvolumen beziehungsweise die Belastbarkeit. Das Auffangvolumen definiert, wie viel Blatt in Liter im Behälter aufgefangen werden können. Bei der Belastbarkeit wird die Anzahl an Blättern angegeben, welche ein Aktenvernichter gleichzeitig entwerten kann. Die Blattmenge wird meist in 70g DIN A4 Papier gemessen. Es sollte jedoch beachtet werden, dass die meisten Büros mit 80g Papier arbeiten.

Für das Home Office reichen Geräte mit niedriger Belastung, da diese nur wenige Blätter vernichten müssen. Vernichter mit mittlerer Belastung werden in kleinen Abteilungen benötigt. Großraumbüros hingegen verbrauchen deutlich mehr Blatt und sollten aus diesem Grund mit einem Aktenvernichter ausgestattet sein, der hohe Belastungen aushält.